Automatikus felszólító levél küldése

Megrendelés esetén a következő kezdeti paraméterezésre van lehetőség:

- Vizsgálandó időszak kezdete ( pl.: 2023/01/01 ).

- A késett napok száma (pl.: 7 nap).

- A felszólító levelek generálásának napja (pl.: hétfő reggel 10.00 óra); amiket küldés előtt a Back Officeban meg lehet tekinteni és módosítani. Menüben a következőképpen lehet elérni: 4.6 Segédprogramok - 5.1.2 Automata fizetés felszólító.

-A felszólító levelek kiküldésének kezdőnapja szabadon választható, azonban az időpont minden esetben fixen 18:00 óra. Például, ha hétfő 18:00 órát jelölnek meg, akkor ekkor készülnek el PDF formátumban a felszólító levelek, amelyek az e-mail címekre küldéshez elő vannak készítve. A Back Office-ban az erre jogosult felhasználók eddig módosíthatták a listát. Ezt követően a rendszer összeállítja a leveleket, majd másnap reggel kiküldi azokat a megadott e-mail címekre.

Ügyféltörzs beállítások

A rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy az Ügyféltörzsben ügyfélszintű beállításokat végezzenek a felszólító levelek küldésére vonatkozóan:

  • Küldési cím meghatározása: beállítható, hogy a felszólító levél az ügyfél melyik email címére kerüljön kiküldésre.

  • Küldés kizárása: megadható, ha egy adott ügyfél részére nem kívánnak felszólító levelet küldeni.

Amennyiben nem kívánnak felszólító levelet küldeni egy adott ügyfélnek, az alábbi módon állítható be:

  1. Nyissa meg az Ügyféltörzset.

  2. Válassza az Alapadatok fület.

  3. Jelölje be a „Nem küldünk felszólító levelet” opciót.

Ezzel a beállítással az adott ügyfél a továbbiakban nem fog felszólító levelet kapni.

Külön e-mail cím megadása felszólító levélhez

A felszólító levelek kiküldéséhez külön e-mail cím is megadható az ügyfél számára.

Alapértelmezett működés:

  • A rendszer a felszólító levelet az ügyfél elektronikus számla e-mail címére küldi.

  • Amennyiben az ügyfélhez nincs e-mail cím rögzítve, lehetőség van speciális, kizárólag felszólító levelekhez használt egyedi e-mail cím megadására.

Beállítás menete:

  1. Nyissa meg az Ügyféltörzset.

  2. Válassza a Telephely/Cím fület.

  3. Görgessen az oldal aljára, majd kattintson a „Speciális e-mail címek megadása” gombra.

  4. A Típus kód mezőbe írja be: „Felszólító levél” (1094).

  5. Töltse ki az eMail cím mezőt a kívánt címmel.

  6. Kattintson a Mentés gombra.

Automatikus fizetési felszólító levelek elküldés előtti áttekintése, módosítása

Figyelem ! A pontos kimutatásnak előfeltétele a pénzügyi adatok naprakészen tartása!

Menü - 4. Listák/Tervek/Segédprogramok- 4.6 Segédprogramok - 5.1.2 Automata fizetési felszólító.

Az itt előállított adatokat, igény szerint paramétertől függően – ügyfelenként vagy akár bizonylatonként – még kivehetjük a küldendő listából.

Lista szűkítések

  • Ügyfél,

  • Költséghely,

  • Számlaszám,

  • Deviza,

  • Ügyfelenként csoportosítva,

  • Ügyfelenként összesítve,

  • Minden (küldhető, és a már beállított nem küldhető bizonylatokat is szerepelteti),

  • Küldhető,

  • Nem küldhető,

  • Nincs e-mail,

  • Összeállítva,

  • Tűréshatár nap,

  • Kezdő dátum,

  • Összeghatár.

- A listában alapból küldhetőnek van állítva a hozott bizonylat. A space-szel való kijelölés után módosíthatjuk, megtekinthetjük, akár banki vagy pénztár rendezés után újra is generálhatjuk a listát.

- Az előállt adatokat másnap felküldi a MRC levélküldő szerver felé, ami a kapott adatok alapján elkészíti PDF formátumban a felszólító leveleket ( deviza nemenként, felszólítások számára csoportosítva ), és email-ben elküldi a vevő felé.

- Az elküldött levelekről tájékoztató emailt küld a felhasználó által megadott email címre. Az elkészült felszólító levelekről az utolsó két csomagot tároljuk, a régebbiek törlésre kerülnek.

Email és PDF szöveg módosítás

- Megadható, hogy a küldött emailnek mi legyen a tárgya, milyen leírás szerepeljen benne.

- Az emailben csatolt PDF-ben, a fizetésre váró bizonylatokat lista szerűen soroljuk fel. Tetszőlegesen megadható, hogy a felsorolás előtt és után milyen felvezető és záró szöveg szerepeljen.

Email beállítások

  • Küldő email cím lehet a CompLOG MRC-s domainből ( email cím pl. [email protected]...) vagy egyedi smtp szerver, domain beállítás is lehetséges.

  • Egy megadott email címre, az összes kiküldött felszólító levélről, másolat is igényelhető.

Last updated