Ügyfél

Ügyféltörzs

Menü - Törzs karbantartás - Ügyfél – Ügyféltörzs

Adószám alapján lehet új ügyfelet felvinni, ellenőrizni

Ügyféltörzsben új ügyfél felvételekor, elég ha az adószámot adjuk meg és a jobb oldalt lévő „Üres lap” ikonra kattintva a rendszer a NAV-tól lekéri az adószámhoz tartozó ügyfél adatokat és automatikusan kitölti a rendszerben.

Új ügyfél felvétele manuálisan

Egy ügyfelet a nyilvántartásba az alábbi adatok felvitelével vehetünk fel.

Kód: A rendszer automatikusan generálja

Név: Az Ügyfél nevét kell beadni

Innaktív ügyfeleket elrejtése az Ügyféltörzs ablakban.

(Rendszerparaméter: UGYF_VIEW_TILT,EB.I.1)

Alapadatok

Ügyfél rögzítésekor a cím mezők kötelezők lettek. Kikapcsolás: UGYF_CIM_KOT rendszerparaméterrel N=0

1.Irányítószám

Ha tudjuk az irányítószámot, akkor ide kell beírni a város irányítószámát és ezzel párhuzamosan automatikusan kitöltődik a város neve is.

Ha nem tudjuk a város irányítószámát, akkor F10-el kérünk egy irányítószám listát, majd a megjelenő listából ki tudjuk választani a város nevét. (Rendszer a magyar városok irányítószámát tartalmazza alapadatként).

Ha az irányítószám lista nem tartalmazza sem a város nevét, sem az irányítószámot, akkor F4-el felvehetjük azt a listánkba.

2. Utca, házszám

Az ügyfél pontos címe.

3. Bankszámlaszám

Egy ügyfélhez több bankszámlaszámot is hozzá lehet rendelni.

Új bankszámlaszám felvétele F4 billentyű segítségével történik.

A megnevezés mezőbe a Bank nevét kell beírni, a Számlaszám mezőbe pedig szünet hagyása nélkül a 24 számjegyű bankszámlaszámot.

A rendszerben automatikus bankszámlaszám ellenőrzés van /Ha a számlaszám ellenőrzés ki van pipálva /, ami azt jelenti, hogy csak a ténylegesen jól rögzített bankszámlaszámokat fogadja el.

Ha külföldi bankszámot szeretnénk rögzíteni, akkor a számlaszám ellenőrzést ki kell iktatni (a kis kockában ne legyen semmi).

Ha a bizonylati oldalon használjuk a mini bankot és az automatikus feladással felkerül a könyvelésbe is, akkor meg kell adnunk, hogy melyik banknaplóba kerüljön a rögzített bankkivonat.

Ha a cég használ business terminált, és ezen keresztül utal, akkor meg kell adni a formátumok között, hogy melyik bankon keresztül fognak utalni. Illetve azt is, hogy melyik file-ból történik majd ez az utalás.

4. Ügyintéző – telefon – fax – E-mail cím

Ügyinző felvitele (csak az alábbi menüponton lehet felvinni ügyintézőt):

Egy ügyfélhez tetszőleges számú ügyintéző felvihető, az aktuálisan kiválasztott ügyintézőt a „kiválaszt” gomb segítségével lehet kiemelni.

Minden egyes ügyintézőhöz saját megszólítás, telefon, fax, e-mail cím, megjegyzés, státusz adható.

Ha az ügyintézőknél felvittük a telefon – fax – E-mail címet, akkor az automatikusan meg fog jelenni a főlapon. Ha nem akarunk ügyintézőt hozzárendelni az ügyfélhez, akkor ennek a mezőnek a kihagyásával közvetlenül a telefon, fax, illetve Email címhez is beírhatjuk a számokat.

Az ügyintézők ablak sokkal több adat rögzítésére ad lehetőséget, mint amennyit általában rögzíteni szoktak. Ennek az az oka, hogy a termelésirányításhoz tartozó megjegyzéseket is itt lehet felrögzíteni. Természetesen nem kell minden sort kitölteni, csak a lényeges adatokat.

5. Saját ügyintéző

A saját ügyintéző kiválasztása azt jelenti, hogy minden ügyfelünkhez hozzá tudunk rendelni a saját ügyintézőinkből valakit.

6. Deviza

Minden ügyfélhez egyedileg hozzárendelhető a deviza is, ami a gyakorlatban azt jelenti, hogy ha pld. egy német céget veszünk fel az ügyfelek közé, akkor devizának célszerű kijelölni az EUR-t, mert ezt követően bármikor, amikor ezt az ügyfelet választjuk ki, devizaként a EUR-t fogja felajánlani.

7. Utolsó találkozás

Ha valaki folyamatosan szeretné követni, hogy egy céggel mikor volt utoljára személyes, vagy akár telefonos kapcsolatban, akkor azt itt lehet felvenni.

Pld. Ha 1-2 havonta kötelező jelleggel fel kell keresni az ügyfeleket, akkor ennek segítségével lekérhető egy lista.

8. Ügyfél – Terület kategória- Egyéb kategória

Az ügyfeleinket tetszés szerint különböző kategóriák szerint csoportosíthatjuk. A csoportok kialakításának jelentősége a kedvezmények adásánál, illetve a kereséseknél van, ahol, mint szűkítési feltételt tudjuk megadni.

Ilyen kategória lehet pld.: Kiskereskedő, nagykereskedő, bizományos, stb.

9. Ügyfél raktár

Az ügyfélhez lehet, de nem kötelező raktárt rendelni. Ez a raktár nem azt a raktárt jelenti, ahonnan az értékesítés történik, hanem azt, ahová az áru a kivételezéskor kerül.

Ha valamely ügyfélhez hozzárendelünk egy raktárt, akkor a bizonylat készítésekor ezt automatikusan fel fogja ajánlani a program.

10. Fizetés módja

Ügyfeleinkhez alapértelmezett fizetési módokat lehet hozzárendelni.

Ebben az esetben a Fizetés módja melletti kis kockát ki kell jelölnünk, és a kötelező mezőbe, mint kötelező fizetései módot be kell írnunk, hogy készpénzes.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy ha pld. átutalásos számlát szeretnénk kiállítani egy olyan ügyfélnek, akinél ez a kötelező kp. Fizetés meg van jelölve, akkor a rendszer nem fogja engedni átutalásos számla kiállítását.

11. Fizetési határidő

A rendszerben a Törzskarbantartás /Fizetési módok között meg lehet adni egy általános érvényű fizetési határidőt, amit mint alap fizetési határidőt fogunk használni. A fizetési határidőre általánosan meg lehet adni a napokat. Pld. Átutalás 8 nap.

Ugyanakkor, ha az adott ügyféllel ettől a határidőtől eltérő fizetési határidőben állapodunk meg, akkor azt itt kell beírnunk és ettől fogva mindig ezt fogja felajánlani fizetési határidőnek.

Ha valamely ügyfélnél bejelöljük, hogy kötelező fizetési módja van, (pld. Nem fizető ügyfelek esetén), akkor kötelező jelleggel lehet valaki készpénzes fizető. Ami azt jelenti, hogy átutalásos számlát még véletlenül sem tudunk írni ennek az ügyfélnek.

12. Hitelkeret

Megadhatunk egy ügyfélnek hitelkeretet, melyet a rendszer a számla kiállításnál és a Rendszerbeálításokban megadott paramétereknél vesz figyelembe.

13. Aktív / Inaktív

Ez azt jelent, hogy ha valamely ügyfelünk aktív, akkor bármelyik bizonylatunkon szerepelhet, ha inaktív, és a rendszerparamétereknél szerepel a tiltás, akkor ez az ügyfél már nem kerülhet rá egyik bizonylatunkra sem. Ha a rendszerparaméterek között nincs feltüntetve a tiltás, akkor csak jelzést küld „Tiltott ügyfelet választott ki” inaktív ügyfél használatakor.

14. Etikett nyomtatás

Az ügyfél törzsből etikettet lehet nyomtatni, a megadott paramétereknek megfelelően, ha a modul telepítve van.

15. Adószám - KSH szám - Cégjegyzék szám - Jövedéki eng.szám - Működési eng. szám:

Ezeknek a mezőknek a kitöltése információs jellegű, kitöltése nem szükséges.

Abban az esetben, ha valaki nagy ügyféltörzzsel dolgozik célszerű az ilyen egyedi azonosítókat is kitölteni, mert keresésnél, mint szűkítési feltételt meg lehet adni.

16. Csoportos

TAO Adószám cella kitölthető.

17. Vevő – Szállító - Bank – Végfelhasználó – Jutalékos - Viszonteladó

Ezek azok a szűkítési kategóriák, amelyekkel az ügyfelek csoportokra bonthatók.

18. Attribútumok:

Vevő:

Szállító:

Bank:

Végfelhasználó:

Viszonteladó:

Törzsvásárló:

Magánszemély: 100.000 Ft ÁFA vásárlás esetén nem küldi fel a rendszer a bizonylatot a NAV-hoz, illetve ha be van pipálva befolyásolja, hogy céges vagy nem céges adószémot figyel a rendszer.

19. Egyéb:

Csak ajánlatra választható:

Online (B2B):

Nincs kedvezmény:

Telephely

A telephelyek kitöltésére ott lehet szükség, ha a partnerünk több telephellyel, lerakattal is rendelkezik.

Ügyfél telephely kibővült ország mezővel

Minden telephelyhez un. kapcsolatot is lehet definiálni, ami pl. kit kell keresni, hogy bejussunk az objektumba. Az alapadatoknál már bemutatott módon kell kitölteni a telephelyre vonatkozó adatokat is.

Ügyfél telephely kapcsolat kibővült ország mezővel

Ügyfél telephelynél email címbe 255 karaktert lehet beírni

Notesz

Figyelmeztető üzenet: Mindig az adott ügyfél kiválasztásánál megjelenik.

Nyomtat / Spec. adat

Nyomtatási és speciális adatok megadására szolgáló modul.

Egyedi árak

Az árak meghatározásában mindig az ügyfélhez rendelt ár a legerősebb, tehát általánosságban adhatunk bármilyen cikkre, vagy cikkcsoportra kedvezményt, de mindig az ügyfélhez rendelt ár lesz a döntő.

A listaár és az egyedi ár közti %-os különbséget az eltérés (%) mezőben láthatjuk.

Ha pld. egy egész cikkcsoportot akarunk az ügyfélhez rendelten átárazni, akkor azt célszerű nem itt egyesével, hanem a Törzskarbantartás/Kedvezmények/Akciók menüpontban elvégezni. A deviza nemet minden esetben töltsük ki. Ha kiindulási ár ki van pipálva (csak eltérő deviza esetén) akkor a rendszer az ennek megfelelő árfolyammal átszámolt alapdevizás árat veszi egységárnak. Pl. ha HUF-ba számlázunk és a megadott cikknek van ügyfélre egyedi kiindulási EUR ára, akkor a Kiindulási árak árfolyamával felszorzott nettó ár lesz a HUF-os egységár. Felvihetünk speciális megadott időszakra vonatkozó akciós egyedi árat is, ami az időszak lejártával tiltottá válik. Az akciós egyedi ár erősebb, mint a normál egyedi ár.

Cikkszámok

Az ügyfél kérheti, hogy a szállítólevélre, számlára az ő általa nyilvántartott cikkszámot, vonalkódot nyomtassuk rá. Ezeket az adatokat tudjuk itt ügyfelenként, cikkenként rögzíteni.

Forgalom

Az ügyfél bizonylati oldalon rögzített számla forgalmát mutatja, mind eladási, mind költség oldalról, amit egy évre visszamenőleg grafikonon is megtekinthetünk.

Ha valaki csak a könyvelési modulban rögzíti az eladásokat, illetve a költségeket, akkor azt nem fogja itt megjeleníteni a rendszer.

Tartozások

A kiválasztott ügyfél ki nem számlázott szállítóleveleit látjuk, illetve a ki nem fizetett számlákat. A kiválasztott bizonylatot közvetlenül megtekinthetjük.

Ügyfélkategóriák

Menü - Törzs karbantartás - Ügyfél – Ügyfélkategóriák

Az ügyfeleinket tetszés szerint különböző kategóriák szerint csoportosíthatjuk. A csoportok kialakításának jelentősége a kedvezmények adásánál, illetve a kereséseknél van, ahol, mint szűkítési feltételt tudjuk megadni.

Ilyen kategória lehet pld.: Kiskereskedő, nagykereskedő, bizományos, törzsvásárló, stb…

Dolgozói törzs

Menü - Törzs karbantartás - Ügyfél - Dolgozói törzs

Az ügyintézők karbantartására szolgáló menüpont. Lehetőség van új ügyintéző felvitelére, illetve korábban felvitt ügyintézők adatainak módosítására.

Szűrési lehetőségek: Ügyintéző név, vagy név részlet, elérhetőségi adatok, költséghely (törzsből választhatóan), valamint aktív és inaktív állapot. Az inaktív adatok szürke, az aktív adatok fekete színnel jelennek meg.

Adott dolgozóra az Elérhetőség fülön megadható adatok:

Fontosabb adatok:

• Költséghely: a munkaviszony szerinti költséghely, MRC jogosultságok kötődnek hozzá (pl. bizonylat költséghelye),

• Homogén munkaerő besorolás: elemzési kategória, elő- és utókalkuláció kötődhet hozzá,

• Beosztás: a munkaviszony szerinti beosztás, bizonyos MRC jogosultságok kötődnek hozzá (pl. jóváhagyás),

• Használat Beválasztható / Nem beválasztható kapcsoló: aktív, inaktív állapot meghatározása

• Email cím: MRC üzenetközpont beállítás kötődik hozzá (erre a címre megy az MRC automatikus üzenet),

• Kiegészítő információk: passzív munkaviszony szöveges jelzése (pl. gyes),

• Belépés: munkaviszony kezdete,

• Kilépés: munkaviszony vége.

A nevet négy mezőre osztva kell megadni: előtag, vezetéknév, keresztnév, utótag.

Aktív munkaviszonnyal rendelkező dolgozók esetén csak belépési adat van, passzív állományra utaló kiegészítés nélkül, beválasztható beállítással.

Passzív munkaviszonnyal rendelkező dolgozók esetén szintén csak belépési adat van, passzív állományra utaló kiegészítéssel, nem beválasztható beállítással.

Kilépett dolgozók esetén belépési és kilépési adat egyaránt van, passzív állományra utaló kiegészítés nélkül, nem beválasztható beállítással.

A dolgozói adatok közül a költséghelyi besorolás, a homogén munkaerő besorolás, valamint a beosztás érvényességi időhöz köthető.

- Ügyintéző törzs bővült B2B kapcsoló, amivel engedélyezni lehet az üzleti partnereink ügyintézőjének, hogy csatlakozhasson az Online felülethez.

- Ügyintéző felvitelnél azonnal szerepkört és belépőkódot lehet hozzárendelni

- MRC eMail küldéskor beállítható, hogy egyéni email-ról történjen (GMail) a küldés

A dolgozói törzsben kell az SMTP jelszót megadni, ahhoz hogy a feladó címben ne az általános céges email jelenjen meg.

Figyelem ! Csak Gmail esetében alkalmazzuk !

Dolgozói csoportok (team)

Menü - Törzs karbantartás - Ügyfél - Dolgozói csoportok(team)

Dolgozóinkat igény szerinti csoportba rendelhetjük. Ezen csoportok kezelését teszi lehetővé ez a menüpont. Lehetőség van új csoport(team) létrehozására, vagy egy korábban létrehozott csoport módosítására. Továbbá a csoporthoz további dolgozókat rendelhetünk a "Dolgozók csoporthoz rendelése" gombbal.

Dolgozó csoporthoz rendelése

Dolgozók összerendelése csoporttal

Menü - Törzs karbantartás - Ügyfél - Dolgozók összerendelése csoporttal

Dolgozó(k) csoporthoz rendelése

1. Válasszuk ki a bővíteni kívánt dolgozói csoportot.

2. A szűrő segítségével keressük ki, majd válasszuk ki a csoporthoz rendelendő dolgozót/dolgozókat.

3. A "Kijelölt TEAM kódok hozzárendelése" gombbal rendeljük hozzá a kijelölt dolgozót/dolgozókat a csoporthoz.

A csoporthoz rendelt dolgozók című ablakban meg kell hogy jelenjen az imént hozzáadott dolgozó neve és ID-ja.

Dolgozó csoportból való eltávolítása

A csoporthoz rendelt dolgozók ablakban a dolgozó kijelölése után az ablak mellett található "Törlés" gombbal távolíthatjuk el a csoportból.

Ügyintézők telefonkönyve

Menü - Törzs karbantartás - Ügyfél - Ügyintézők telefonkönyve

Az ügyintézők telefonkönyve menüpont segítségével az ügyintézők közt böngészhetünk a szűrő segítségével. Keresés után táblázatosan jelennek meg a szűrési feltételekre illeszkedő találatok (ügyintézők).

Ország kódok

Menü - Törzs karbantartás - Ügyfél - Ország kódok

Országokat országkódjukkal együtt vehetjük fel a nyilvántartásba.