NAV felé adatexport, XML formátumban
2016 január 1-én a számlázóprogrammal szemben új követelmény lép hatályba. A 23/2014. (VI. 30.) NGM Rendelet 2016. január 1-től hatályos 11/A. §-a rendelkezik az „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióról, az alábbiak szerint:
„11/A. § A számlázó programnak olyan önálló, de a programba beépített, „adóhatósági ellenőrzési adatszolgáltatás” elnevezésű funkcióval kell rendelkeznie, amelynek elindításával adatexport végezhető a) a kezdő és záró dátum (év, hónap, nap) megadásával meghatározható időszakban kibocsátott, illetve b) a kezdő és a záró számlasorszám megadásával meghatározható sorszámtartományba tartozó számlákra.”
A Rendelet 2. § 5. pontja értelmében adatexport alatt az adóalany által elektronikus adathordozón tárolt adatoknak az adóhatóság rendelkezésére bocsátását kell érteni a Rendelet 2. melléklete szerint és a 3. mellékletben meghatározott szerkezetben.
Fenti funkciót az MRC+ V5 286 szervizcsomag tartalmazza.
A funkció megvalósításához az MRC-ben a következő beállításokat kell elvégezni:
ÁFA kódok beállítása, típusának megadása
Menü: Törzskarbantartás -> Számvitel -> ÁFA törzs
Annál az Áfa-kódnál, mely Fordított adózásra vonatkozik, az Áfa típusnál be kell jelölni, hogy ’Fordított áfa’(1), mivel ezt fel kell tüntetni a NAV-nak átadandó számlákon. (Ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett.)Áfa mentes kódnál, pipáljuk ki a Mentes elemet.
Különbözet szerinti szabályozás (Árrés áfa) – Turisztika (utazási irodák), Műemlék (használt cikkek, műalkotások, gyűjteménydarabok és régiségek) esetében.
Cikk beállítások
Közvetített szolgáltatás. (Közvetített szolgáltatás esetén a számlából a közvetítés tényének ki kell derülnie.)
A cikk típusban kell beállítani. Ha egy szolgáltatást sajátként és közvetítettként is értékesítünk, akkor ezt két különböző cikk-ként (jogcím) kell szerepeltetni.
Technikai bizonylat típus beállítása (kimenő számla típusú bizonylatok)
Abban az esetben, ha a cégen belül használunk kimenő számlaként viselkedő bizonylatot, akkor, hogy ne kerüljön be a NAV bevallásba kapcsoljuk be a bizonylat típusban a Technikai bizonylat kapcsolót.
Milyen esetben fordulhat ez elő?
Belső elszámolású bizonylat
Kézi számla gépi másolata
Számviteli bizonylat ( nyitó ) stb.
Figyelem ! A visszaélések elkerülése érdekében, a rendszer minden ilyen jellegű módosítást naplóban tárol, ahonnan igény szerint visszakereshető a módosító személye, ideje stb.
Adatexport NAV-nak
A menüpont elérése:
Menü -> Listák, tervek, segédprogramok -> Speciális programok -> NAV adatszolgáltatás
Átadásra kerülő számlák köre:
Lehetőség van azon számlák átadására, melyek a megadott dátum intervallumba esnek. Ebben az esetben az összes olyan kimenő számla átadásra kerül, melyek ebben az időszakban lettek rögzítve.
Másik lehetőség a Sorszámtól – Sorszámig megadása, de ebben az esetben az MRC számlaszám (iktatószám) képzési módszerének megfelelően meg kell adni a bizonylat típusát, és a költséghelyet is. A program ebben az esetben is figyeli a dátumtól –ig adatot.
Számla típus:
Saját számlák :
az ellenőrzött adóalany által teljesített termékértékesítésekről, szolgáltatásnyújtásokról kibocsátott számlák.
Megbízói számlák :
Amennyiben meghatalmazás alapján egy másik adóalany megbízásából állítunk ki számlát az MRC-ben (pld. ügynöki számlák), és az adóhatóság a megbízót ellenőrzi, akkor kell ezt használni. Ebben az esetben meg kell adni a megbízót is. Az átadott adatokban a Megbízó szerepel „számlakibocsátóként”, a Megbízott pedig „képviselőként”.
Miután a NAV előírása szerint az export file-t a kiállítás dátuma szerint kell elkészíteni, így a Kimenő számla típusú bizonylatnál a bizonylat dátumának módisítását tiltottuk.
A gomb megnyomásával indul a számlák leválogatása és az xml-file előállítása. Azok a számlák is bekerülnek az átadandó xml-be, amelyek még nem lettek kinyomtatva, de beleesnek a megadott intervallumba. Ezek a számlák miután bekerültek az xml-be, „nyomtatott” és „lezárt” állapotba kerülnek.
NAV online adatküldés
1.1.1 Adószám ellenőrzés
Ezt a menüpontot az ügyfeleink adószámának helyességének ellenőrzésére tudjuk alkalmazni.
A „Listák-Tervek-Statisztikák” menüpont alatt, az „4.6 Egyedi, segédprogramok” oldalon, a képen látható 4.3.3.1-es fül alatt találjuk meg. Amennyiben nem látszódik, úgy engedélyezni kell a Szerepkör beállítások menüpontban
Az alábbi képen láthatjuk a modul felépítését. Az ügyfél szűrés fejléc alatt tudjuk a keresési feltételeket megadni.
A rendszer színesen jelöli az adott állapotokat:
Szürkével jelölt: az adószám megfelelően lett betöltve a rendszerbe;
Zölddel jelölt: külföldi adószám lett rögzítve;
Sárgával jelölt: nincs kitöltve az adószám;
Pirossal jelölt: hibásan lett kitöltve az adószám.
Ha duplán kattintunk egy ügyfélre, ( vagy a módosít gombra kattintunk ) felugrik az „Ügyféltörzs” ablak ahol módosítani tudjuk az ügyfél adószámát. Amennyiben túl hosszú idő a teljes ügyféltörzs betöltése, a betöltés leállítható töltés közben az Esc gomb megnyomásával.
FIGYELEM ! Az itteni ellenőrzés csak az adószám tartalmi ellenőrzésére szolgál, de nem alkalmas a NAV nyilvántartás ellenőrzésére ( pl. letiltott adószám ).
1.1.2 Adószám ellenőrzés NAV-tól lekérve :
Ügyféltörzs karbantartóban, az adószám mellett lévő gombbal lehet közvetlenül a NAV-tól adószám ellenőrzést kérni ( amennyiben regisztráltunk a NAV Online rendszerbe ).
1.1.3 Bizonylat kezelőben megjelenik az ügyfél adószáma (ellenőrizhető a NAV gombbal), és a saját adószámunk,
1.1.4 Bizonylathoz, a normál bevallási áfa dátum mellé, eredeti áfa dátumot lehet rögzíteni ( 65M bevallás veszi figyelembe )
Abban az esetben szükséges kitölteni, ha nem abban a hónapban igényeljük vissza az Áfa-t ami a számlán szerepel, mivel 65M-es lapon a számla eredeti teljesítés dátumát kell feltüntetni.
1.1.5 MR.C - NAV Online számla ellenőrzés, felküldés, újraküldés
A NAV e-számla menüpontot a „Listák-Tervek-Statisztikák – Egyedi, segédprogramok” menüpont alatt az 1.2.1-es sorszámú fülön találjuk meg. Miután a NAV rendszere aszinkron módon működik ( azaz, hogy azt a számlát amit beküldtünk csak átveszi, de nem ellenőrzi le, csak későbbi időpontban történt lekérdezés hatására tudjuk megnézni a felküldés sikerességét ) így minden napi zárás végén el kell végezni a felküldött számlák ellenőrzését, amit ezzel a menüponttal tudunk elvégezni.
Az alábbi képen láthatjuk a modul felépítését. A felső rovatban a szűrési paraméterek találhatóak. A középső lista rovatban a megadott időszak elküldendő / elküldött / hibás számláit látjuk. Minden számla nyomtatás után, vagy ebben a menüpontban történt küldés után, kap egy tranzakciós számot, amire a NAV-nál lehet hivatkozni. Ez alapján lehet leellenőrizni, a beküldött számla helyességét. Az időszakot mindig az utolsó 30 napot állítja be, az aktuális dátumtól.
Az egyes háttér színek mutatják meg, hogy milyen állapotban van a tranzakció:
• Szürke: Sikeres tranzakció ellenőrzés;
• Zöld: Manuálisan rögzített tranzakció;
• Piros: Függő számla tranzakció
Az alsó sorban lévő gombok funkciói (balról jobbra):
Figyelem ! Az MRC-NAV kommunikációs szervere 20 percenként kéri le az ellenőrzésre váró számlákat, amíg ez nem történik meg addig az MR.C program az ellenőrzés után is Folyamatban lévőnek jelzi.
1.2 NAV Online számla ellenőrző ikon :
MRC felület kiegészült egy NAV Online számla ellenőrző ikonnal
Ikon funkciói :
NAV számla gyors állapot jelzése (nem teljeskörű, az utolsó 5 nap állapotát mutatja !):
Kijelzés frissítése :
- Egér bal gombbal rákattintva, aktualizálja a kijelzést ( program indításkor automatikusan az aktuális állapotot mutatja )
Számlák áttekintése, NAV állapot lekérdezése, ütemezés :
- Egér jobb gombjával rákattintva az alábbi menü jelenik meg ( amennyiben engedélyezve van az 1.2.1 NAV Online számla ellenőrzés menüpont )
NAV Számlák megtekintése ( ua. 1.2.1 menüpont , lásd fentebb )
Ütemezett ellenőrzés ( 30 perc ), amennyiben bekapcsoljuk úgy a rendszer 30 percenként lekéri a NAV felé függő státuszú számlák állapotát.
Azonnali ellenőrzés, azonnal lekérdezi a függő státuszú számlák állapotát a NAV-tól ( az utolsó 5 napot vizsgálja ! )
1.3 Bejövő ( szállítói ) számlák importálása NAV rendszerből 1.5.11 menüpont
NAV 2.0 rendszer lehetőséget biztosít a szállítói számlák letöltésére, automatikus adatrögzítésre, ellenőrzésére a vevő oldaláról. Ehhez az MR.C rendszer az alábbi segítséget adja. Engedélyezzük a szerepkörnél a 1.5.11 menüpontot.
Lépjünk be a menüpontba, az alábbi ablak jelenik meg (természetesen adatok nélkül):
Az ablak több részre van osztva :
- Számla nézeti kép
- Szűrő adatok
- Betöltött számlák
- Számlák tételei
- Gombsor
Gombsor balról-jobbra :
Itt tudjuk lekérni mind a bejövő, mind a kimenő számlákat a NAV-tól
Figyelem ! A jelenlegi állapot ( NAV sebessége ) szerint ez akár 1-2 percet is igénybe vehet ! 2 perc után időtúllépést jelez az MRC rendszer !
A rendszer naplózza a lekérési időszakot, a többszörös lekérésre rákérdez. A már letöltött számlákat nem tölti be újra, a duplikálás elkerülése érdekében. A megadott időszak a NAV feldolgozási idejét jelenti, nem a számla dátumát, ezzel tudjuk elkerülni, hogy a szállítók esetleges adatszolgáltatási késedelme miatt kimaradjon számla. A tételeket is be tudjuk tölteni lásd. 2. pont.
Betöltéskor a rendszer megpróbálja beazonosítani a kapott adószám alapján az ügyfelet, illetve megpróbálja megkeresni az MR.C-ben lévő iránynak, ügyfélnek, számlaszámnak megfelelő bizonylatot, és ha talál, összepárosítja.
Fejléc paraméterezése :
A felső szegmensben látjuk a NAV adatokat, alatta a MRC-ben azonosított adatokat. Amennyiben a betöltés során be tudott azonosítani ügyfelet úgy az már megjelenik. Töltsük fel a fejléc adatokat
o Ügyfél
o Ügyfél telephely
o Bizonylat típus
o Bizonylat költséghely
o Fizetési mód
Tételek paraméterezése :
A NAV-tól átvett tételeket, paraméterezni kell, hogy az MRC értelmezni tudja. Amit mindenképp ki kell tölteni
o Cikkszám
o Mennyiségi egység
o Áfakód
Bizonylat elkészítése:
Amennyiben a fejlécet, és a tételeket maradéktalanul sikerült felparaméterezni, úgy egy gombnyomásra elkészíthetjük a bejövő ( és kimenő, ha csak könyvelünk a rendszerrel ) számlát.
1) Kijelölt számlák ellenőrzése – lekérdezi az aktuális tranzakció azonosítóval, , hogy a beküldött számla megfelelő volt-e. Ezt akkor kell használni, ha az állapot még nem ismert pl várakozásban van.
2) Időszakban meghatározott számlák ellenőrzése – a megadott dátum-tól dátum-ig lekérdezi, hogy az időszakban beküldött számlák megfelelőek-e. Ezt akkor célszerű használni, ha tömegesen kell ellenőrizni
3) Kijelölt számlák el(újra)küldése – Új tranzakció generálása újraküldéssel, a sikertelen ellenőrzés esetén, vagy az el nem küldött számlák elküldése kijelöléssel. Ilyenkor nincs tranzakció azonosító, és egy új azonosítót kell a NAV-tól kérni, amit az 1) pontban leírtakban ellenőrizni kell, az újraküldés után kb. 30 perc múlva.
4) Időszakban meghatározott számlák elküldése - Új tranzakciók generálása el-újra-küldéssel, a sikertelen ellenőrzés esetén, vagy az el nem küldött számlák elküldése dátum-tól – dátum-ig. Célszerű a tömeges számlaküldésre használni. 1.)-2.) pontban leírtakban ellenőrizni kell, az el(újra)küldés után kb. 10-20 perc múlva
5) Kézzel elküldve – Amennyiben valami oknál fogva manuálisan kellett a NAV honlapján a számlát rögzíteni, úgy az MRC rendszernek jelezhetjük, hogy kézi rögzítés történt
6) Az aktuális számla hibanaplója – Ezt akkor érdemes megnézni, ha a számla ellenőrzés hibára futott.
7) MRC NAV Online számla kapcsolat ellenőrzésére szolgál – Beállításainkat tesztelhetjük, hogy az XML fel tudjuk-e küldeni, működik-e az MRC felület, illetve a NAV-val a kapcsolat él-e.
8) MRC NAV Számlatörténet részletes megtekintése – az összes számlával kapcsolatos kommunikáció részletes adatait tudjuk megnézni, esetleges hibakódokat innen tudjuk kiolvasni. Használatához szükséges felhasználónév, jelszó. Ez a funkció elérhető az MRC ügyfélkapunkon : https://mrcout3.hu/MRCkapu/
9) Bizonylat megjelenítése – kimenő számla megtekintése;
10) Frissítés – lap a szűrés beállítás utáni újratöltése;
11) Kilépés
1. Számlák betöltése megadott időszakra
Adjuk meg a lekérendő időszakot, illetve a számla irányát ( ha a bejövőt kikapcsoljuk, a kimenőt kéri le ) Nyomjuk meg az importálás gombot. Ennek hatására a rendszer lekéri a NAV-tól az időszakra ( max 1 hónap, ha túllépjük nem kapunk választ ) eső rögzített számlákat.
2. Kijelölt számlák betöltése A betöltött számlák csak az alap számlafejlécet tartalmazzák ( ügyfél, dátumok, deviza, nettó, bruttó végösszeg ). Ezen betöltött számla lista alapján lehet a számlához történő tételeket betölteni. Amennyiben be szeretnénk tölteni, úgy a számla listában jelöljük ki a kívánt számlát (space), és nyomjuk meg a tételek letöltése gombot.
3. Nyomtatási kép ( nagy méretben ) Minta számlakép a könnyebb olvashatóságot segítve
4. Nyomtatási kép előzetes nézet Előzetes minta számlakép a könnyebb áttekinthetőséget segítve
5. Beérkezett számla konfigurálása Itt tudjuk az MRC rendszert felkonfigurálni és tanítani. Amennyiben a tételeket még nem töltöttük le a rendszer automatikusan lekéri a NAV-tól, ami okozhat némi lassulást
Mentés gomb hatására a rendszer elmenti a módosítást, és egyben a tudásbázist is bővíti. Amennyiben ettől az ügyféltől jön egy másik számla, automatikusan kitölti a megtanított adatokkal. Feltétel : adószám, irány, fizetési mód.
Álljunk rá a megfelelő letöltött tételre állítsuk be minimum a fenti adatokat, majd nyomjuk meg a módosítás gombot. A rendszer lementi a tételhez a beállított adatokat, egyben a tudásbázist is bővíti. Amennyiben sok tételes számláról van szó, és a tételek hasonlóak ( pl IKEA számla ), úgy lehetőség van csoportos módosításra. Jelöljük ki a módosítandó tételeket (space), majd töltsük ki a fenti adatokat, és nyomjuk meg a csoportos módosítás gombot.
6. Megtalált ( elkészített, összekapcsolt ) MRC bizonylat megtekintése Elkészült, meglévő bizonylat megtekintése
7. NAV-MRC bizonylatok összehasonlítása
8. Betöltési napló megtekintése Itt tudjuk ellenőrizni, milyen időszakot töltöttünk már be
9. Tétel beolvasása után, NAV XML megtekintése Amennyiben a NAV-által adott részletes adatokra vagyunk kíváncsiak, itt tudjuk megtekinteni
10) Frissítés – lap a szűrés beállítás utáni újratöltése;
11) Kilépés
