Táblázatos kimutatások

Táblázatos kimutatások

Menü - Listák-Tervek-Segéd programok - Táblázatos kimutatás

Általános bemutatás

• A rendszerből lehet táblázatos kimutatásokat készíteni. A program működése hasonló az ismertebb táblázatkezelőkhöz (például excel).

• A táblázatkezelő statikus és dinamikus adatokkal dolgozik. Statikus adatok lehetnek számok vagy szövegek (pl. dátum), dinamikus adatokat az adatbázisból kérdezzük le függvények segítségével.

• Egy cella értékét beállíthatjuk több függvény segítségével is, matematikai alapműveletek alkalmazásával (+,-,*,/). A rendszerben található 106 függvény, ami a rendszer programozói által egyéni igényeknek megfelelően bővíthető.

• A rendszerben előre készített táblázat sablonokat találunk, amiket saját kimutatások készítésére lehet használni (pl.: mérleg, eredménykimutatás, statisztika). A rendszer alapos ismerete után saját sablonokat is készíthetünk.

• Kimutatásainkat lementhetjük xls és csv formátumba illetve nyomtathatjuk azokat.

Program indítása

Program indítása az MR.C+ rendszerből: Listák-Statisztikák menü, Táblázatos kimutatások menüpont. Megnyitást követően egy külön ablakban megjelenik a modul jól felismerhető, táblázatos felülete, melyben a táblázatos részen kívül a kezeléshez szükséges menük és az eszköztárban ikonok találhatóak.

A táblázat

A táblázat elemei Bemutatásként a táblázatkezelő File menüjéből válasszuk a Megnyitás opciót, és töltsünk be egy előre elkészített sémát (itt: eredm_A_2001.xtb) az MRC/XTB könyvtárból.

1.1 Statikus adat

Statikus adat állhat számokból, vagy szövegből, vagy dátumból. Jellemzője, hogy az értéke nem változik.

1.1.1 Szám formátum

A számok bevitele egyszerűen beírással történik.

1.1.2 Szöveg formátum

A szövegeket aposztróffal (’) vagy idézőjellel (”) kell kezdeni.

1.1.3 Dátum formátum

A dátumokat aposztróffal (’) kell kezdeni, majd perjelek (/) között kell négy-kettő-kettő karakteren megadni az évet, a hónapot és a napot: ÉÉÉÉ/HH/NN.

Példák: 123+321

-822

”Tétel megnevezése

’2007/01/01

1.2 Dinamikus adat

Dinamikus adat állhat függvényekből, része lehet cellahivatkozás, illetve tartalmazhat ezen kívül statikus adatokat is. Jellemzője, hogy az értéke függvény esetén az adatbázis adatainak, cellahivatkozás esetén a táblázat más részeiből nyert adatoknak felhasználásával állapítható meg, s mint ilyen, újabb és újabb kiértékeléskor változhat.

Példák: fksze('91','94999',B1,B2)

4M8

fksze('91','94999',1E1,1E2)*10

Írás a cellába

Adott cellán Entert ütve vagy egyszerűen az írás megkezdésével megnyílik egy külön ablakrész, mely a cella írására szolgál. Itt a megszokott módon írható és javítható a cella tartalma. Ez az ablak újabb Enter megnyomásával csukható be. Az írási módból való visszalépéskor a következő aktív cella az lesz, amelyik az utolsó cellák közötti mozgás szerint következik. Így ha balról jobbra javítunk cellákat, s például az A2-ről átlépünk a B2-re, ott Enterrel belépve az író felületen a tartalmát átírjuk, majd az írási módból újabb Enterrel visszalépünk, a C2-es cella lesz aktív.

Szöveg csere funkció

Táblázatos kimutatásban, több cella kifejezésében cserélni kell hivatkozást, függvény nevet, szöveget akkor csak ezt csak egyenként lehetett megtenni.

Új menüpont került a Szerkesztés menüpont alá : Szöveg csere.

Jelöljük ki az érintett cellákat, majd a menüpontba belépve a keresett szöveget ki tudjuk cserélni egy másikra.

Mozgás a táblázatban

A táblázatkezelő 15 munkalappal (1-15), 52 oszloppal (angol ABC alapján A-Z, a-z) és 400 sorral (1-400) dolgozik. A munkalapok között az Előző lap és a Következő lap ikonnal, illetve az adott munkalapra kattintva, a cellák között egérrel vagy a nyíl gombokkal lehet mozogni.

A lapok egymásra dinamikusan hivatkozhatnak.

A cellahivatkozás formátuma: munkalap szám-oszlopszám-sorszám.

Azonos munkalapon belüli hivatkozás esetén elegendő az oszlopszám és a sorszám megadása.

Példa

A 2-es munkalapon az A oszlop 1. sorában lévő cella hivatkozik az 1-es lap E oszlopában és 1. sorában lévő cellára, így 2A1-be 1E1 értéke kerül, azaz 2A1 dinamikusan követi 1E1 változásait.

1-es munkalap: Az 1E1 cellában egy szöveg formátumú statikus dátum van.

2-es munkalap: A 2A1-es cellába 1E1–et írva hivatkozhatunk az 1-es munkalap E oszlopának 1. sorában lévő értékre.

Függvények használata

A rendszerben 106 függvényt találunk, amik egyéni igényeknek megfelelően bővíthetők a rendszer programozói által.

Egy cellában több függvényt is írhatunk, ezekkel a négy alapvető matematikai műveletekkel (+;-;*;/) beállíthatjuk a cella értékét:

Pl. fgv1(param1,param2)+fgv2(param1)-fgv3(param1,param2,param3)

Amennyiben a meglévő függvényeken kívül újabb függvény(ek)re is igény van, kérjük, jelezzék a fejlesztők felé.

Formátum

Függvények formátuma: függvénynév(paraméterek vesszővel elválasztva)

Paraméterek formátuma: szám formátumú paramétert egyszerű számként, szöveg vagy dátum formátumú paramétert két aposztróf (’) között kell megadni, s paraméterként is használható cellahivatkozás.

Példa: fksze('91','94999',E1,E2)

Mint már írtuk, egy cellában a négy matematikai alapművelet (+,-,*,/) és természetesen szükség szerint zárójelek alkalmazásával egyszerre több számérték, illetve függvény összefűzhető.

Példa: (fgv1(param1,param2)+fgv2(param1)-fgv3(param1,param2,param3))/1000

Leírás

A függvények mellékelt Excel formátumú leírásában szerepel a függvények felsorolása (név és paraméterek) és a működésre vonatkozó leírás (mire való). Minden függvénynek van egy sorszáma is, mely egyben témakörökre bontja a függvényeket, s így a keresést segíti. Külön munkalapon megtalálhatóak a paraméterek leírásai, de a függvénynévben szereplő paraméterek beszédesek, a rövidítések tehát utalnak a tartalomra.

Példa:

Témakör: 14. Könyvelésből kinyerhető adatok

Sorszám: 14.4

Függvény: fksze( Fksz1, Fksz2, Dat1, Dat2 )

Leírás: Egyenleg (T-K) főkönyvi szám tól-ig, időszakra

Paramétereknél:

Fksz1: Főkönyvi számtól, szöveg formátum

Fksz2: Főkönyvi számig, szöveg formátum

Dat1: Dátumtól, dátum formátum

Dat2: Dátumig, dátum formátum

Függvények értéke

A függvénynév és a megadott paraméterek alapján a rendszer kiértékeléskor kiszámolja a feltételek alapján az értéket. Például az alábbi képen látható -fksze('91','94999',E1,E2) függvény esetében a rendszer a 91-es főkönyvtől a 94999-es főkönyvig összeadja a főkönyvi számok egyenlegét, mégpedig a munkalap E1-es cellájában szereplő dátumtól az E2-es cellában szereplő dátumig, majd ezt írja ki ellentétes előjellel. (A függvény előtti ’–’ jel tulajdonképpen az érték ’–1’-gyel történő szorzását jelenti.)

Speciális függvény – összeadás

A mellékletben szereplő függvényeken kívül a rendszerben használható egy speciális beépített függvény is, mellyel adott, összefüggő cellatartomány értékeit adhatjuk egyszerűen össze. A végig nagybetűvel írt függvénynevet követő zárójelben csak az összeadandó cellatartomány első és utolsó cellájára kell hivatkozni, közöttük két ponttal: SUM(cellatartomány bal felső cellája..cellatartomány jobb alsó cellája)

Például: SUM(2C5..2D8)

Ha a megadott tartományban szöveg formátumú mező is van, azt a függvény nem veszi figyelembe, azaz csak a tartományon belüli számokat adja össze.

Kiértékelés

A táblázatba írt szövegek, dátumok, egyszerű számok, ezekből álló képletek, vagy a számokra történő hivatkozások értéke Entert követően azonnal látható, de a szerkesztett függvények (új) értéke csak külön kiértékelést követően jelenik meg a képernyőn.

A függvények kiértékelésére többféle módon van lehetőség.

1. Csak egy megadott cellát kiértékeltetni a bal egérgombbal előugró Újraértékel helyi menüponttal lehet.

2. Az aktív munkalapot kiértékeltetni az Aktuális lapot kiértékel ikonnal, illetve az Eszközök / Cellák frissítése (aktuális oldal) menüponttal lehet.

3. Egyszerre az összes munkalapot kiértékeltetni a Kiértékel ikonnal vagy a Kiértékelés menüponttal lehet.

Hosszabb ideig tartó kiértékelés alatt a képernyőn egy kis ablakrészben folyamatosan látható, hol tart a program, azaz sorba fut lapszám-oldalszám-sorszám (LLLL/O/SSSS) formában az éppen értékelt cellák helye.

A kiértékelhetőség feltételei A függvény-leírásnak pontosan megfelelően kell megadni a függvény nevét. A kis- és nagybetűknek is szerepe van, nem azonos például az fksze és az Fksze függvénynév. (Jelenleg fksze függvény létezik, Fksze nem.) Nem létező függvénynév beírása esetén a rendszer azonnal hibát jelez.

A függvénynek pontosan annyi paramétert kell megadni, s olyan sorrendben, ahogy az a leírásban szerepel. Amennyiben kevesebb vagy több paramétert adunk meg, a rendszer hibát jelez.

Fontos, hogy a függvényben szereplő statikus adatok és a hivatkozott cellákban lévő dinamikus adatok formátuma egyaránt megfeleljen a leírásban a függvény paramétereire vonatkozó formátummal. Például az összeadásra szolgáló speciális SUM függvénynél fontos, hogy minden hivatkozott cellája tartalmazzon valamilyen szám formátumú adatot. Ha valamely cella üres, vagy szöveg formátumú adatot tartalmaz, ami természetesen nem összeadható, a rendszer hibát jelez kiértékeléskor.

Hibajelzés

Hiba esetén az első hibás cellára való hivatkozással üzenet jelenik meg a képernyőn P kezdőbetűvel, ami a kifejezésben a hiba karakter pozícióját is megadja (lap, oldal és sorszám PLOS formában). Fontos, hogy ilyenkor az A-Z oszlopok A-Z néven, de ezt követően az a oszlop [, a b oszlop /, a c oszlop ], a d oszlop ^, az e oszlop _, az f oszlop ’, majd a g-z oszlopok a-t néven szerepelnek.

A hibás cella úgy is megtalálható, hogy megkeressük az első olyan munkalapot, oszlopot és sort, ahol a kiértékelés miatt ’###’ jelek szerepelnek. Hiba esetén előfordul, hogy a táblázat hátralévő, akár üres részébe is ilyen jel kerül.

Kijelölések/másolások használata

Ezek a menüpontok elérhetőek a szerkesztés menüből is.

Táblázaton jobb gombbal történő kattintással a következő menüt kapjuk:

• Egyedi kijelölés: különálló cellák kijelölése: ezt az opciót választva, ha cellákba kattintunk, azok kijelöltek lesznek.

• Területi kijelölés: összefüggő terület kijelölése: opció választása után meg kell adni a kijelölendő téglalap egymással átellenes kettő sarkát, ez a téglalap lesz kijelölve

• Területi kijelölés törlés: összefüggő terület kijelölésének törlése: opció választása után meg kell adni a kijelölést törlendő téglalap egymással átellenes kettő sarkát, e téglalap kijelölése lesz törölve

• Mindent kijelöl: egész lap kijelölése

• Minden kijelölést töröl: egész lap kijelölésének törlése

Másolás

Másolásra két ikonnal van lehetőség.

1 Másolás-Kurzorból->Kijelöltekbe

A Másolás-Kurzorból->Kijelöltekbe ikonnal egy cella értékét lehet a kijelölt cellákba másolni. Ehhez először ki kell jelölni azokat a cellákat, ahova az értéket másolni akarjuk, majd a másolandó cellán állva rá kell kattintani erre az ikonra.

2 Másolás-Kijelölésből->Kurzorba

Egyéb formázás

1 Beszúrás

Sor-, oszlop- vagy munkalap beszúrást a Szerkesztés menü megfelelő pontjaival végezhetünk. A beszúrás mindig az aktív cella elé történik. Az új sor vagy oszlop celláinak formátuma az aktív sor vagy oszlop formátumának megfelelő lesz.

2 Törlés

Sor-, oszlop- vagy munkalap törlést a Szerkesztés menü megfelelő pontjaival végezhetünk. A törlés mindig az aktív cella helyén történik. Kijelölt cellák tartalma a Delete gomb lenyomásával törölhető. (A Szerkesztés menü Cella kifejezés törlése pontja nem működik.)

3 Méretezés

Sor vagy oszlop a sorazonító sávban az átméretezendő sor alsó vagy az oszlopazonosító sávban az átméretezendő oszlop jobb oldali szélén állva és a bal egérgomb lenyomásával lehet átméretezni, tetszőleges méretűre húzva azt. Jobb egérgombbal ugyanez a munkalapon látható összes cella átméretezéséhez vezethet, ha az alábbi kérdésre Igennel felelünk.

4 Cellaformázás

A cellák tartalmának formázásához a Szerkesztés menü megfelelő pontjai, a felső és az oldalsó ikonsor megfelelő gombjai, valamint a cellák helyi menüi használhatóak. Ehhez először a formázandó cellákat ki kell jelölni, majd a megfelelő menüponttal vagy gombbal formázni azokat.

5 Szám formátumú mező szöveg formátumúvá való átalakítása

Szám formátumú mezőt szöveg formátumú mezővé átalakítani az Eszközök menü Sztringgé konvertálás pontjával lehet. Ehhez először ki kell jelölni a formátumváltoztatásra szoruló cellákat, majd rá kell kattintani erre a menüpontra.

6 Szöveg, függvény, hivatkozás vagy szám cseréje

A kijelölt cellákban lehetőség van egy megadott karakter vagy karaktersorozat (szövegrészlet, függvénynév, hivatkozás, vagy akár szám) kicserélésére egy megadott karakterre vagy karaktersorozatra a Szerkesztés menü Szöveg csere pontjával. Ehhez először ki kell jelölni azokat a cellákat, melyekben a cserét szeretnénk végrehajtani, majd a menüpontra történő kattintás után meg kell adni karakterre pontosan a régi és az új szöveget.

A függvények kiértékelt eredményeit lecserélni csak más függvény használatával vagy más paraméterezéssel lehet, így nem.

Táblázatos kimutatások, egy időben több állományt, külön ablakban is meg lehet nyitni

Betöltés külső fájlból

A File menü Betöltés külső file-ból pontjának használatával lehetőség van külső, csv formátumú (pontosvesszővel tagolt) fájlból adatok betöltésére a táblázatba, mégpedig az aktív cellától kezdődőn.

Ha például egy Excel alapú táblázatból kívánunk adatokat betölteni egy táblázatba, először el kell készíteni az Excel táblát, olyan adattartalommal, amire szükség van (akár előre megírva a függvényeket is). Ezt követően el kell menteni a fájlt másképp, egész pontosan csv formátumban. Ezután a táblázatkezelőben meg kell nyitni a táblázatot, ahova tölteni kívánunk. Fontos, hogy a táblázatban arra a cellára kell állni, ahonnan kezdődnie kell a betöltésnek (az lehet például a B5-ös cella is). A betöltés az aktív cellától kezdődően a csv fájl teljes tartalmának megfelelő adatmennyiség helyét felülírja.

A betöltés csak adattartalomra vonatkozik, formátumra nem. A betöltés során a rendszer minden számnak látszó adatot szám formátumúnak emel át. Így a betöltéskor a táblázatban a cellák beállított formátuma nem változik, de előfordulhat, hogy olyan adat is szám formátumúként jelenik meg a betöltés után, amit a függvények szöveg formátumban tudnak csak kezelni.

Például a főkönyvi számokat szöveg formátumban kezeli a rendszer, de általában számnak látszóak, így betöltéskor szám formátumúak lesznek. A formátum változtatásáról az előző fejezetben külön alpont szól.

A betöltés a csv fájl teljes tartalmát átemeli, azaz részleges töltés esetén külön csv fájlokat kell készíteni miden egyes külön tölteni kívánt résznek.

Mentés

A modulban a táblázat adatai, mint adatok, illetve maga a kiértékelhető táblázat is elmenthető.

1 Adatok mentése

A csv (pontosvesszővel tagolt szöveg) formátumban való mentésre a Mentés CSV formátumban ikon, a html (honlap szerkesztésű szöveg) formátumban való mentéshez a Mentés HTML formátumban ikon szolgál. Mentést követően az adatok egy Excel felületű képernyőn jelennek meg a kért formátumban.

Excel formátumba való mentésre két mód van.

Az egyik esetben először a táblázatot el kell menteni csv formátumban, majd azt az Excel felületről a Mentés másként ikonnal el kell menteni xls formátumban.

A másik esetben a táblázatot html formátumban kell elmenteni és utána át kell írni a file kiterjesztését az Intézőben xls-re.

2 Táblázat mentése

Az xtb (újra kiértékelhető táblázat) formátumú mentéshez a Mentés ikon vagy a Fájl menü mentésre vonatkozó pontjai szolgálnak. Mivel a táblázat adatai csak mentéskor rögzülnek, ezért kiértékelést követően, ha az adatok helyességéről meggyőződtünk, mindig érdemes mentést végezni.

Nyomtatás

Alapértelmezésben a teljes munkalap nyomtatásra kerül az alapértelmezésű oldalbeállítás mellett (A4-es álló lap, 10-10 mm margókkal minden irányból). Általában azonban ettől eltér a nyomtatási igény, ezért egyénileg be kell állítani mind a nyomtatási területet, mind az oldal méreteit.

Nyomtatási terület

A nyomtatási terület beállításához a File menü Nyomtatási terület pontjára kell kattintani, majd arra a cellára, mely a terület jobb alsó széle. Így a program beállítja a területet, kiindulópontnak mindig az aktív munkalap A1–es celláját tekintve. A nyomtatási terület megtekintéséhez a Kijelzés menü Nyomtatási terület pontjára kell kattintani, mely után a képernyőn egy vastag kék vonal jelzi a terület határait. A kijelzés megszüntetéséhez ismét a Kijelzés menü Nyomtatási terület pontjára kell kattintani. (Ha a menüpont előtt egy pipa található, akkor a kijelzés a képernyőn jelenleg is látható.)

Menük

Szokásos műveletek elvégzésére szolgálnak, a formázó opciók az eszköztáron ikonként is megtalálhatóak.

File

Szokásos fájlműveleti lehetőségeket találunk itt.

Táblázatos kimutatások, mentés előtt figyelmeztet a felülírásra

Nyomtatási terület kiválasztás

Menüpont kiválasztása után a munkalap tetszőleges cellájára kattintva a program beállítja a területet, kiindulópont mindig az A1–es cella. Nyomtatási terület megszüntetése a menüpont kiválasztása után az A1-es cellára történő kattintással tehető meg.

A beállított terület felülírja az oldalbeállításnál beállított értékeket.

Nyomtatási terület kijelzése: Kijelzés-> Nyomtatási terület

Szerkesztés

A cellák tartalmának szerkesztésére szolgáló menük.

Kijelzés

Megjelenítéshez szükséges menü.

Nagyítás, kicsinyítés

Eszközök

Eszköztárak

• Felső eszköztár

• Oldalsáv